Artículo publicado en El Confidencial.
Los despachos profesionales siempre han estado ahí, ayudando a los empresarios, autónomos y particulares a prevenir y solucionar sus problemas jurídicos, fiscales, contables y laborales.
Durante 2020, tuvieron además un trabajo extra: traducir para los ciudadanos, empresarios y profesionales toda la normativa que salía prácticamente a diario.
Empezamos con una nueva “normalidad” y muchos estudios sobre el comportamiento de trabajadores y empresas abocan a un trabajo semipresencial donde la tecnología y la innovación están a la orden del día. Se crean nuevas empresas donde todo es online y el sector de los Despachos profesionales no iba a quedarse atrás.
¿Qué está pasando? Estos nuevos actores están creciendo en cuota de mercado y su discurso de venta frente al cliente es el “bueno, bonito y barato”. Desde su punto de vista, el precio pasa a ser un parámetro importante en la decisión de contratación, y los vínculos emocionales con el asesor pasan a un segundo plano.
El asesor que tiene su despacho desde hace tiempo, se encuentra en un sendero con varios caminos, aunque estos no son los únicos:
- Puede empezar a bajar sus precios para competir con los nuevos actores, con la consecuente bajada de rentabilidad.
- Puede mantener los precios, pero tiene que ofrecer algún valor añadido que no ofreciera hasta ese momento y que al cliente le compense, lo que supone más trabajo al despacho y posiblemente bajada en los márgenes.
- Puede subirse al tren de la transformación tecnológica y además ofrecer un valor añadido adicional.
La decisión que tome el titular del despacho dependerá de en qué momento de su vida profesional se encuentre. Es diferente el caso de personas que lleven 30 o 40 años trabajando y que están pensando en poder descansar y retirarse en cuanto puedan, al de profesionales en la misma situación pero con descendientes, o la de emprendedores o profesionales que quieran reorientar su carrera profesional, etc.
Independientemente de la decisión que se tome, el camino va a ser largo, con curvas y altibajos. ¿Quién ha dicho que los cambios son fáciles?
Por nuestra experiencia, la mayoría de despachos se han embarcado en una transformación profunda de su forma de trabajar, procesos y relaciones con el cliente. Gracias a ello pueden ofrecer otros productos que antes, por falta de tiempo, era impensable.
¿Por dónde empezar? La tecnología está ahí y solo necesitamos conocerla y saber utilizarla para que nos ahorre tiempo en tareas administrativas y repetitivas que no aportan valor pero que consumen recursos que podrían utilizarse en empoderar al Despacho, asesorar y mejorar sus servicios. Incluso para ofrecer otros nuevos que permitan fidelizar al cliente y que el precio ya no sea el factor clave de decisión.
¿Qué tipos de tecnología coexisten en un Despacho?
- ERPs o software donde se lleva la contabilidad, fiscalidad y los asuntos laborales.
- Softwares anexos a esos ERP que facilitan el tratamiento de datos como los OCRs (lectores de facturas para poder realizar asientos automáticos), conciliadores bancarios, chequeos de procesos.
- Firmas digitales
- CRMs o softwares de gestión del proceso, leads, oportunidades y venta. Gestión de los clientes
- Herramientas de Inteligencia de negocio.
Todas ellas forman la pirámide del ecosistema tecnológico del despacho, o de cualquier empresa, teniendo como cimientos un sistema robusto de gestión de la información (ERP). A partir de ahí conviene ir incorporando el resto de softwares que nos hagan la vida más fácil. Como vértice de esa pirámide estaría una herramienta de visualización y análisis de datos que nos permitiera explotar todo el potencial de negocio, de forma interna y externa como es la Inteligencia de negocio.
Hay varios puntos a tener en cuenta para que el proyecto no fracase:
- Realizar una planificación a corto, medio y largo plazo de los cambios que queremos hacer, analizando nuestras fortalezas y nuestras carencias y de estas últimas priorizando lo que se quiere mejorar.
Una vez iniciado el viaje este no tiene fin, ya que salen nuevas herramientas o mejoras que habrá que tener en cuenta dependiendo de las necesidades del despacho.
- Uno de los factores más importantes es la relación con los trabajadores. La comunicación de lo que se va a hacer y por qué se va a hacer es fundamental para que los cambios que se vayan a producir no sean boicoteados antes de tiempo.
Los humanos tenemos esa capacidad de ponernos a la defensiva y tener aversiones al cambio porque nos va a suponer un esfuerzo a pesar de que nos digan y demuestren que va a mejorar la calidad de nuestro trabajo. Por tanto, es muy importante implicar al personal desde los primeros momentos y nombrar a uno o dos empleados responsables de su seguimiento.
- Buscar un compañero de viaje mixto, es decir, tener toda la gestión y coordinación desde dentro del despacho, e ir buscando esos aliados en terceros dependiendo del producto/s que queramos incorporar a nuestros procesos de trabajo, pero teniendo presente que la responsabilidad y las decisiones se toman siempre desde dentro.
Si la intención es clara, entonces ya solo queda ponerla en marcha y mirar al futuro con optimismo y determinación.
© Eva Ballester, asesora financiera, www.evaballester.com.