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  • Eva Ballester

Claves en la transformación digital de los Despachos Profesionales

Hace unos meses me preguntaban si conocía a algún Despacho Profesional que le pudiera llevar la contabilidad en España para luego poder unirla con la que él llevaba en Estados Unidos (donde residía) en la plataforma Quickbooks …. No lo había escuchado nunca, pero me puse a indagar para ver en qué consistía ese sistema.


Quickbooks, al igual que otras plataformas similares se dedican a ofrecer por un precio que roza casi lo ridículo, la gestión contable y fiscal a través de freelances que se asocian a esta red, donde está creciendo de manera exponencial en países como Estados Unidos, y que pronto llegará también a España.


La ventaja para los clientes es que tendrán un servicio muy parecido al que venimos prestando en la actualidad, pero a un precio muy inferior al que les estamos cobrando nosotros y la única forma con la que podemos retenerles es dándoles un mayor valor a nuestros servicios, a la vez que reducimos costes y automatizamos procesos.

Esto sólo podrá conseguirse sacando más tiempo para gestionar y analizar a través de la transformación digital en el Despacho, ya que nos permitirá que aquellas tareas repetitivas y muy manuales, se puedan realizar de una forma mucho más rápida a través de escáner, programas de conciliación bancarias, gestor de tareas, CRM, Cuadros de Mando del Despacho … y un sinfín de procesos que tendrán que adaptarse a la nueva situación del momento.


Cuando nos planteamos qué hacer ante esta circunstancia, posiblemente no sabremos por dónde empezar. Nos gustaría hacer todo a la vez, pero es necesario priorizar y marcar unos tiempos para que todo el proyecto salga adelante.


¿Cuáles son los requisitos necesarios para que el proyecto sea un éxito?


- Concienciación plena del socio de la necesidad de transformación digital. El socio tiene que estar convencido plenamente de este cambio ya que van a ser tiempos movidos y la zona de confort va a desaparecer muy rápidamente.


La transformación digital se sabe cuándo empieza, pero no cuando acaba… una vez que se inicia el proceso, los cambios van a ser constantes.


- Necesidad de inversión a corto y medio plazo. ¿Cuál es el retorno de la inversión, a qué plazo? Van a aparecer muchas dudas… ¿merece la pena hacer esa inversión, es necesaria?, ¿podría estar invirtiendo esa tesorería en un sitio que me diera una rentabilidad tangible? ¿cuál es el retorno de la inversión, a qué plazo?


- Comunicación plena a los empleados con explicación del proyecto, objetivos y los tiempos. Cuanto mayor comunicación haya, mayor implicación va a existir por su parte. Hay que transmitirles que todo es para la mejora en la calidad del trabajo y que por tanto, finalmente el cliente estará más satisfecho.


El miedo es un factor que puede echar al traste las buenas intenciones de mejorar digitalmente. Si los programas van a hacer mi trabajo… ¿qué voy a hacer yo ahora? Estos son los miedos más comunes:


o Pérdida de autonomía

o Dependiendo de la edad del empleado, será capaz de adaptarse a las nuevas competencias digitales

o Pérdida de estatus

o Pérdida de empleo


- Formación de cultura general tecnológica y específica de los cambios que vayan a realizarse.


o Hay que empezar por la primera línea, los directivos de los departamentos. Serán ellos posteriormente los responsables de transmitir esos nuevos conocimientos, se desarrollarán nuevas formas de liderazgo

o Enseñar a trabajar con nuevos modelos de trabajo

o Paciencia, mucha paciencia porque además de la resistencia al cambio, interviene la capacidad de entendimiento y aprendizaje, que dependiendo de la edad se hará en tiempos distintos.


Se tiene que cambiar la mentalidad en la forma de trabajar.


Los cambios se empezarán a ver casi desde el primer momento, y esto es algo fundamental para que no decaiga el ánimo.


¿Qué vamos a conseguir?


- Comunicación con el cliente de forma más precisa y rápida. Los errores van a disminuir de forma tangible

- Mejora de los tiempos de respuesta con el cliente

- Mejora en la productividad de la plantilla

- Aumento de la rentabilidad, al poder sacar más trabajo adelante en el mismo tiempo.

- Posibilidad de ampliar nuevas líneas de negocio en el despacho como el asesoramiento en Control de Gestión

- Tener información real en tiempo y forma.


Animo a todos los Despachos que estén pensando en dar el salto a que lo hagan sin miedo, la transformación digital puede hacerse a nivel interno necesitando mucho tiempo y dedicación por parte del gerente, pero también puedes contratar a profesionales que os van a ayudar a hacer el camino mucho más amigable. Tiempo vs economía, esa es la cuestión.


El objetivo final será una mayor rentabilidad del negocio y con el conocimiento de hacia dónde voy y donde quiero llegar. Con indicadores específicos que nos permitirán tomar las decisiones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos.


Si necesitas ampliar información o asesoramiento, estaré encantada de ayudarte. Ponte en contacto conmigo en contacto@evaballester.com

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